Dålig strategi att ta på sig allt ansvar

Kriser kommer ofta oannonserade. Skolan har de senaste åren drabbats både av coronapandemi och skolattacker i olika former.
– Det går aldrig att gardera sig helt mot kriser, men det går att underlätta hanteringen av en kris. De som har inrättat en särskild krisstab med en tydlig rollfördelning och ett delegerat ansvar mellan sig, hanterar kriser bättre, säger Frida Linehagen, officer i marinen och doktorand vid Försvarshögskolan i ledarskap och ledning.

Hon är aktuell som medförfattare till boken ”Skolans värld möter samhällskriser” som riktar sig till personal som behöver kunskap om krishantering i skolan.
– Vi har reagerat på att det saknas utbildning i krishantering för den gruppen. Många gånger är skolans personal en form av krisaktörer.

Utbilda i krishantering

Mycket av ansvaret ligger på rektor och krisperspektivet borde läggas till i utbildningen för skolledare och lärare, menar hon.
– Att ha en uppgjord plan vid kriser ger handlingsutrymme, man slipper gå från noll till 100 när något inträffar.

En första strategi att möta kommande kriser är att inrätta en krisstab och fördela ansvaret inom gruppen runt följande frågor:

• Vem har koll på omvärldsläget?
• Vem sköter interna kontakter med personal och erbjuder socialt stöd?
• Vem har kontakt med media, allmänhet, vårdnadshavare?
• Vem tar hand om barnen?
• Vem samordnar all information?
• Vem sköter dokumentation?

– Det finns verkligen fog för att reflektera kring de här frågorna utifrån den egna verksamheten. Vad kan du göra själv och vad kan ni göra tillsammans i olika situationer? Med det som utgångspunkt kan ni lägga fram en rad tankeväckande frågor. Resonera kring olika sammanhang och vilka utmaningar som finns. Ur det kan ni sedan bygga upp ett system och en rollfördelning som fungerar.

Oväntad händelse

Begreppet ”kris” är mångfacetterat. Det kan handla om allt från personliga kriser till kriser som drabbar hela samhället i stort. Ofta oväntat och oförutsägbart.
– Gemensam nämnare för alla kriser är att de utgår från en specifik händelse. Krisen innefattar en före-fas, en akut fas och en efter-fas, som rymmer en mängd handlingar och reaktioner på händelsen.

Förmågan att leda i kris kan vara skillnaden mellan att krisen utvecklas till en katastrof – eller kvävs i sin linda.
– För att kunna leda andra måste man först kunna leda sig själv. Och därför förstå sig själv.

Ledarskapsförmågan formulerar Frida Linehagen i formeln: Ledarskap = Motivation x Potential.
– I begreppet ”potential” ryms social förmåga, förmågan att ”ta människor”, kommunikativ förmåga, och förmågan att lyssna.

Situationsbaserat ledarskap

Ledarstilen kan variera beroende på var i krisens skeende gruppen befinner sig. Ska ledarskapet bygga på inspiration och motivation eller kontroll? Olika situationer kräver olika handlag och ledarskap.
– Ibland måste man våga ta obekväma beslut. Det mest destruktiva är att inte fatta några beslut alls, visar forskning.

Men när det råder ovisshet, bör man följa strikta regler eller improvisera utifrån stunden?
– Det är just det som är konsten; att kunna balansera mellan å ena sidan tydliga mandat och å andra sidan fritt handlingsutrymme. Har man för mycket struktur, regler och policys leder det gärna till handlingsförlamning och rädsla i gruppen. Ger man för mycket fritt handlingsutrymme leder det till samordningsproblem. Att träna för kris är därför ofta framgångsrikt.