Rektorn: Så gör jag för att lyckas med rekryteringen
Gymnasierektorn Satu Harnesk har lång erfarenhet som skolledare. Här berättar hon om sina tankar kring rekrytering och tjänsteplanering. Foto: Johanna Säll/Adobe
Ledarskap Många skolledare sitter kanske just nu med det utmanande pusslet tjänsteplanering och rekrytering. Rektorn Satu Harnesk är en av dem – och har arbetat fram flera metoder för att lyckas.
Publicerad: 2024-06-03 16:40
Text: Emelie Henricson
LÄS ÄVEN: Rektorer: Svårare att anställa behörig personal
Satu Harnesk är rektor för Klara Teoretiska gymnasium i Sollentuna, och är även styrelseledamot i Sveriges Skolledare.
Hon är också en av många rektorer som just nu sitter med det stora pusslet tjänsteplanering och rekrytering.
En utmaning är att budgetåret och årshjulet för rekrytering inte överensstämmer, menar Satu Harnesk.
– Jag arbetar i dag inom fristående skola, men även i kommuner är budgetprocessen mycket längre än vad man har möjlighet till i rekryteringsprocessen. Det är ju budgetåret som sätter villkoren för rekryteringen. För att veta vad man har för pengar att röra sig med, så måste man egentligen ha längre framförhållning. Men det har man sällan, säger hon
Dubbelkolla referenser
I ett inlägg på Linkedin delade hon med sig av flera råd kring en viktig del i rekryteringen – referenstagningen vid nyanställningar (läs mer i faktaruta). Hon konstaterar samtidigt i inlägget att det kan bli kostsamt vid en felrekrytering.
Själv har hon lång erfarenhet och har bland annat mött kandidater som far med osanning i sina ansökningar.
– Jag har bland annat fått ansökan från en person som påstått sig ha jobbat på min gamla skola. En del lämnar också sina kompisar som referens, säger Satu Harnesk.
Ett av hennes råd är att kontakta andra som har arbetat med personen för referens. Samma sak när det gäller kandidater som lämnar skriftliga rekommendationsbrev. Vissa så gamla som tio år.
– Det behöver inte vara att man misstror kandidaten, men det är bra att dubbelkolla de rekommendationer som lämnats. För att inte skada förtroendet hos kandidaten kan man vara öppen med att man gör det, säger hon.
Provanställning som säkerhet
Samtidigt finns den andra sidan av det myntet. En person som inte fungerat så väl på sin tidigare arbetsplats och kanske inte fått den vägledning den behöver, men som med rätt stöd skulle kunna vara den du söker.
Framför allt när det gäller nyutexaminerade lärare, som samtidigt ofta har ett högt löneanspråk.
– Det gynnar förstås hela lönekollektivet om vi driver upp lönerna, men det leder till en helt annan förväntansbild på personen av mig som rektor.
I stället menar hon att en eventuell tidigare arbetsgivare kan vara tydlig i sin referens i vad personen behöver stöttning eller vägledning i.
Hon lyfter samtidigt fram provanställning som ett verktyg för att undvika att det slutar med en kostsam felrekrytering.
– Det är en säkerhet som gäller åt båda hållen, den anställde i sin tur kanske känner att det här inte var ett ställe för mig, säger hon.
Regelbundna möten
Ett annat råd är att boka in regelbundna möten den första perioden för att kolla om det dykt upp några frågor, eller om den anställde upplever något som inte fungerar.
– När jag anställdes som lärare första gången fick jag en nyckelknippa och fick veta var klassrummet låg. Så ska det inte vara. Man stöter alltid på saker man behöver fråga om när man kommer in i en organisation, och därför kan en sådan rutin vara ett vinnande koncept, säger hon.
Satu Harnesk lyfter också ytterligare en poäng med det:
– Man får också värdefull input till skolan. Vad får man för intryck av skolan när man kommer utifrån? Vad fungerar inte?
Tydligt tjänsteår
Satu Harnesk har lagt upp en plan för sitt tjänsteår, för att slippa hamna i tidsnöd kring tjänsteplanering och rekrytering (läs mer i faktaruta).
Finns det tydliga ramar har man också utrymme för att det oförutsedda sker, som till exempel en plötslig uppsägning eller färre elever än väntat.
– När man kommer ny som rektor kan det halta första året men sedan brukar det sätta sig. Min upplevelse är att alla blir trygga i att det finns ett arbetsår. Jag tycker att man som rektor kan kosta på sig att vara lite förutsägbar och tråkig, säger hon.
Så lägger Satu Harnesk upp sin tjänsteplanering
1. ”När höstterminen börjar rulla igång ordentligt och vi närmar oss höstlovet, och vi ser att läsåret rullar på – då börjar jag tänka på nästa läsår. Vilka kurser och program går nästa år, ser någon ut att behöva vara föräldraledig och liknande.”
2. ”I januari, februari går jag ut med en första önskemålsförfrågan till personal. Vad vill du med nästa år? Har man tankar på att söka sig till universitet eller fortbilda sig gör man det i mars, april. Kanske börjar man fundera på om man ska gå ner tid. Då kan jag göra ett första utkast på tjänstefördelning i februari, mars.”
3. ”Målsättningen är att ha ett preliminärt schema i maj, juni så att man vet hur kommande läsår ser ut. Sedan kan förstås saker hända, en kollega säger upp sig, elever man räknat in kommer inte och vi måste möblera om.”
4. ”Om alla stjärnor står rätt på himlen, då vet jag att i augusti gäller det schema jag gjorde i maj, juni. När vi sedan kommer tillbaka i augusti, då rullar man igång schemat. Sedan finns alltid barnsjukdomar, justeringar som behöver göras. Men någon gång i mitten på september så drar jag en gräns och gör inga fler ändringar.”
Fem råd vid referenstagning
1. Avsätt gott om tid när det blir dags att ta referenser. Det är lika viktigt som själva intervjun. Ni har ju redan”valt” kandidaten och referenstagning är oftast det sista man gör innan anställning.
2. Förbered ett frågebatteri anpassat till tjänsten och uppdraget som du ställer till referensen.
3. Be referensen avslutningsvis, med bakgrund i ditt frågebatteri, sammanfatta kandidatens förmågor och utvecklingsområden i förhållande till den tänkta tjänsten. Här hinner referensen tänka ett varv till och korrigera ett ofta väldigt positivt första omdöme. Mer än en gång har sammanfattningen visat på en mycket mer sanningsenlig bild än den jag först fick.
4. Kom ihåg att du som arbetsgivare också kan ta referenser av andra än de kandidaten angivit: ”För att kunna anställa någon som är lämplig för tjänsten får arbetsgivaren inhämta all möjlig information som finns tillgänglig om den eventuella kandidaten. (Källa: Lawline). Var öppen med kandidaten att du kan göra så för att inte skada förtroendet.”
5. Slutligen, om en skolledarkollega hör av sig om referens på en tidigare medarbetare, är man ärlig och lämnar sanningsenliga omdömen. Vi är alla proffs och vet att huruvida man kommer till sin rätt och lyckas på en arbetsplats också handlar om förutsättningar och sammanhang. En som blev ”fel” hos dig kan bli ”rätt” hos mig. Med rätt bakgrundsinformation kan jag fatta ett välgrundat beslut och stötta kandidaten i eventuella utvecklingsområden så det slipper bli ”fel” igen.
Källa: Satu Harnesks Linkedin
Vill du veta mer? Sveriges Skolledare har samlat sina råd kring tjänstefördelning här.
