Medlemsfrågan: Hur ska vi göra för att få en god digital arbetsmiljö?

LÄS ÄVEN: Medlemsfrågan: Vad säger rektorsutredningen om arbetsmiljö?

LÄS ÄVEN: Arbetsmiljöfrågan: Jag blir jämt störd – hur ska jag göra?

Svar: Digital arbetsmiljö handlar om de delar av arbetet som sker genom datorer, digitala system, AI, appar och andra it-verktyg. Det omfattar inte bara att tekniken fungerar, utan också att systemen är användarvänliga, stödjer verksamheten och bidrar till en rimlig arbetsbelastning. Det handlar även om gränssättning mellan arbete och fritid när vi ständigt kan nås digitalt.

Digitaliseringen har gjort det möjligt för många skolledare att arbeta oberoende av tid och plats. Samtidigt skapar den ökade tillgängligheten stress och suddar ut gränsen mellan arbete och fritid.

Digitala verktyg som lärplattformar, e-post, tidsrapportering och digitala möten påverkar därför arbetsmiljön både positivt och negativt.

Den digitala arbetsmiljön överlappar både den fysiska och den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Problem med it-system kan exempelvis leda till frustration, ökad arbetsbelastning eller ergonomiska utmaningar.

Tre delar som behöver fungera

För att förstå hur digitala system och AI påverkar arbetet behöver man se till tre områden:

• Användbarhet – systemen ska vara begripliga och enkla att använda. Utbildning, introduktion och support behöver anpassas efter användarnas behov.
• Verksamhetsnytta – systemen ska förenkla administration, skapa effektivitet och stödja självständigt arbete.
• Teknisk funktion – uppkopplingar, nätverk och utrustning måste vara stabila och tillförlitliga.

Alla tre delarna behöver fungera för att den digitala arbetsmiljön ska vara god.

Arbetsgivaren ansvarar även för den digitala arbetsmiljön. Det innebär att regelbundet undersöka, riskbedöma, åtgärda och följa upp arbetsmiljörisker i samverkan med medarbetarna. Ansvaret gäller även vid hemarbete. Om du upplever problem med digitala system eller arbetssätt bör du ta upp det med din chef eller ditt skyddsombud.

Frågor om tillgänglighet

Möjligheten att arbeta på distans upplevs ofta som positiv, men den väcker också frågor om tillgänglighet. När förväntas vi svara på mejl? Vilka kanaler används för olika typer av kommunikation? Tydliga gemensamma spelregler minskar risken för stress och otydliga förväntningar. Forskning visar också att digitala system fungerar bäst när användarna involveras redan vid upphandling, utveckling och införande.

Ett bra sätt att utveckla den digitala arbetsmiljön är att regelbundet diskutera hur it-systemen påverkar er och arbetet. Suntarbetslivs verktyg Digi-ronden (digironden.suntarbetsliv.se) hjälper arbetsplatser att kartlägga hur digitala verktyg påverkar verksamheten och identifierar förbättringsområden inom ramen för det systematiska arbetsmiljö­arbetet.

Suntarbetsliv har, förutom Digi-ronden, mer användbar läsning, stöd och rapporter på sin hemsida:

5 tips när ni skaffar nya it-system.

Ny teknik på jobbet – 4 tips innan starten.

Digital automation, AI och arbetsmiljö.

Bra it-system för verksamhet och arbetsmiljö.